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事件-常见问题

这页上有什么

常见问题:可访问性

所有的传单, 社交媒体, 网站, 广告, 登记, 以及与活动相关的申请材料, 是否应包括活动协调人的联系信息，包括姓名, 电话号码, 和电子邮件地址, 并为与会者提供适当的空间要求住宿.

  • 例子: “对于需要住宿的个人, 请联系:姓名, 电话号码, 和电子邮件地址至少在活动前一周，以帮助确保可用性.

如果您需要以下住宿，请告诉我们:

  • 辅助听力装置
  • 翻译
  • 字幕
  • 预留前排座位大号字体
  • 要投影的幻灯片的预先副本
  • 轮椅专用通道
  • 轮椅可以进入整个房间的工作台
  • 母亲室/哺乳室
  • 中性厕所
  • 饮食限制
  • 其他

  • 推广及注册
  • 材料
  • 主持人
  • 食品和饮料
  • 位置-无障碍路线
  • 电梯
  • 入口/出口
  • 停车及通道
  • 卫生间
  • 视听
  • 设置
  • 座位
  • 应急计划

  • 手语翻译
  • 辅助听力设备
  • 扬声器的放大
  • 替代格式的媒体(演示文稿副本、讲义的大字体或盲文)

向大学ADA协调员寻求指导:

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常见问题:广告

  • 只有在收到空间调度办公室确认的空间预订后，才能发布活动广告.

  • 此信息应包含在您的RowdyLink事件提交中，以便 大学策略传播 是否可以了解您的活动，审查所有活动细节，并提供指导.

  • 在线博彩允许在其校园内进行商业拍摄，前提是拍摄镜头的人符合UT系统摄政委员会的规章制度，并且拍摄请求为大学的使命和愿景增加了价值.
  • 了解更多 在线博彩商业拍摄并提交商业拍摄请求.

  • 查看 在线博彩活动日历 了解在在线博彩发生的事件.
  • 在RowdyLink中提交您的事件，以便将您的事件列在此日历上.
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常见问题:视听

  • 视听设备包括麦克风等设备, 电脑, 投影仪, 照明, 室内音响和扬声器, 视频录制和流媒体, 等.

  • 考虑你的受众, 人数, 你正在展示的房间, 你要向他们展示的信息, 以及你将如何呈现信息. 如果你的活动中有嘉宾演讲或表演, 确保客户提前向您提供技术要求. 在您的RowdyLink事件提交中包含此信息.

  • 校园里的几个部门为活动提供视听服务，你将与哪个办公室协调取决于你的活动地点. 在您的RowdyLink事件提交中包含所有视听要求，相应的部门将与您联系.
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常见问题:有未成年人的营地

  • 德克萨斯大学全系统夏令营计划为参与者和注册的工作人员提供超额事故和一般责任保险, ut拥有和经营全年举办的体育和教育(非体育)营地.
  • 参加营地保险计划, 如果您希望参加夏令营计划，请在夏令营开始前至少7个工作日通知UT系统风险管理办公室. 收到保险凭证至少需要5个工作日.
  • 有关营地要求的更多信息，请联系YPP协调员阿曼达·斯瓦尼 阿曼达.swaney@diansw.net.
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常见问题:食品和饮料

  • 了解更多在线博彩 在线博彩餐饮选择，包括在线博彩餐饮服务和在线博彩认可的餐饮服务商. 宴席承办商也可以找到有关成为utsa批准的宴席承办商的信息.

  • 在你的活动之前准备好清理和处理食物垃圾. 与你的活动经理一起安排垃圾桶和其他清洁服务.
  • A 设施工作单申请 可能需要，取决于地点. 请求必须在活动前至少10个工作日完成. 费用申请.
  • 在活动结束后，任何清理或恢复空间的费用将由主办机构承担.

  • 的 课堂活动安排政策 教室里不允许有食物和饮料吗. 食品和饮料可以在教室外的大堂区域供应，但不得带进教室.

  • 查看所有 食物安全指引，为您的活动提供安全的食物.

  • 油炸, 未经风险管理部门事先许可，不得在校园内使用丙烷和烧烤.

  • 与你的活动安排办公室合作，为你的宴会承办人确定一个合适的空间来准备活动. 校园里的一些设施附近有厨房或其他空间，可以用来准备餐饮.
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常见问题:停车

  • 校园服务为主校区和市中心校区提供活动停车和交通选择.
  • 大型活动, 校园服务还提供定向和停车标志等服务, 事件地图和路障. 通过RowdyLink提交事件请求, 他们还会帮你协调特殊活动的停车选择.

  • 如果你举办的校园活动需要停车, 您必须通过RowdyLink提交事件请求. 停车问题包含在RowdyLink事件请求过程中.
  • 用于活动空间的停车场也可以通过您的RowdyLink事件提交请求.
  • 如有问题或需要帮助，请发送电子邮件 visitorparking@diansw.net.

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常见问题:风险管理

  • 风险管理是识别和分析潜在风险和影响，并制定计划/方法以有效应对的实践.

  • 研究事件风险管理计划，制定自己的综合计划. 一些考虑因素可能包括:
    • 控制人群
    • Severe weather – indoor/outdoor events 和 monitoring weather from local news sources; develop a contingency plan
    • 入口/出口，灭火器，出口策略
    • 紧急情况下的志愿者任务
    • 办理登机手续，门点击器，腕带等. 座位有限时
  • 审查在线博彩风险办公室 & 应急管理 特别活动策划注意事项指南 帮助制定疏散计划，应对恶劣天气等.
  • 学生组织也可以复习 学生组织手册 有关活动期间的风险管理提示.

  • 可以使用许多模板来创建计划. 在制定计划时，考虑所有潜在的风险因素是很重要的. 让你开始的问题可能包括:
    • 当涉及到风险管理活动计划时，我从哪里开始?
    • 我应该把谁包括在我的风险管理事件计划中?
    • 我如何执行我的事件风险管理计划?
    • 如果在我的活动期间发生了什么事怎么办?
    • 如果我的活动有风险，我应该如何应对?

  • 促进活动参与者通过短信监控他们的手机在线博彩警报, 电子邮件, or voice message (for 在线博彩 participants); non-在线博彩 guests can text “在线博彩guest” to 226787 to receive temporary alerts. 另外, LiveSafe应用程序允许学生, 教师, 员工和访客报告可疑活动, 查看安全资源, 报告事故、应急方案和安全通道. 单击 LiveSafe应用 下载说明.

  • 该指南强调了应急程序, 重要联系电话, 应急指南, 和快速墨水被发现 在线博彩警报.

  • 的 防火及生命安全组 为一些特殊活动提供安全服务, 包括烹饪操作检查, 检讨用电情况, 并监控活动情况，以确保每个人都能享受安全和成功的活动. 请求是通过RowdyLink事件提交发出的.

  • 基于事件活动和事件组织者, 活动组织者可能需要出示他们自己的活动保险证明. 所有由非utsa主办的活动, 独立单位需办理校园重大事件保险.

  • 保险证书是一份书面证明，证明您为您的活动投保了保险，并且证书持有人(i.e., 在线赌博平台(University of Texas at San Antonio)和德克萨斯大学评议会(UT系统 Board of Regents)可以在发生损失时利用你的保险. 这意味着以上必须被列为附加投保).

  • 一份典型的保单应包括:
    • 保单开始和结束日期必须包含您的事件发生日期.
    • 一般责任保险高达1,000,000美元
    • 对租用房屋的损坏赔偿最高可达30万美元
    • 人身及广告伤害保险(诽谤、诽谤、侵犯版权等.)至1,000,000美元
    • 总金额可达2,000,000美元
    • (如果供应酒精)酒类责任

  • 所有服务提供商需要在活动前向在线博彩提供他们自己的保险证书. 在线博彩要求服务提供商提供保险证书，其中包括:
    • 服务提供者必须被列为被保险人.
    • 在线博彩, UT系统董事会必须被列为额外被保险人. 如果活动组织者是学生组织, RSO的名称也应列为附加被保险人.
    • 保单开始和结束日期必须包含您的事件发生日期.
    • 一般责任保险至少为每次事故1,000,000美元，一般累计2,000,000美元.
    • 保险单必须包括至少30万美元的租赁房屋损坏赔偿.
    • 如果服务提供者是餐饮承办者, 保险单必须包括至少2美元的产品/完工作业责任险,000,000.
    • 如果服务提供商将车辆带入校园, 保险单必须包括至少1美元的汽车责任险,000,000.
    • 如果服务提供商将其员工带入校园, 该政策必须包括德州工人赔偿保险的证据.
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常见问题:安全

  • 在线博彩警察局的目标是为所有参加校园活动的人提供一个安全的环境. 在线博彩警察局负责与活动组织者合作，根据具体情况确定每个活动的必要或适当的安全措施.
  • 请参阅在线博彩 PD网站了解更多信息.

  • 在线博彩警察局保留在确定校园活动所需的适当安全和安保措施时使用其他因素的权利. 一些标准可能包括:
  • 预计出席
  • 校外演讲嘉宾、政要、名人等.
  • 向公众发布广告
  • 访问级别(有票等).)
  • 位置
  • 事件以前的历史
  • 健康和安全问题
  • 入口处收钱
  • 酒精供应
  • 对校园正常运作的影响和/或对在线博彩学术使命的影响

  • 所有请求都是通过RowdyLink事件提交完成的.

  • 在在线博彩不允许携带手枪的关键区域列在 在线博彩校园携带网站.
  • 在下列活动中，必须在活动入口外张贴校园携带标志:
    • 哪里有酒供应
    • 调查地点
    • 服务/举办夏季或青少年夏令营/活动时的设施
  • 活动组织者必须张贴/移除校园携带标志，并可在活动前向以下机构提出要求:

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常见问题:空间调度

  • 查看空间调度目录的联络点，以保留所有在线博彩校园的活动空间. http://www.diansw.net/studentunion/events/documents/在线博彩-Space-联系-directory.pdf

  • 在大学注册官每学期的人口普查日期之后，学术空间才可用于活动请求.
  • 学生会优先日期
  • 商务楼大学房间(不遵循SU优先日期)
  • 建议在活动日期之前在此时间范围内预订场地/策划活动:
    • 重大事件= 1个月
    • 需要服务的事件= 3周
    • 会议 & 自习室=一周到一天

  • 注册学生组织可在RowdyLink指定最多5名组织成员为授权代表. 这些成员将被允许代表他们的组织安排活动.

  • 学习日和期末考试
  • 在BestFest期间也不提供桌位, 嘉年华在线博彩, 新生介绍, 及参与展览会.
  • 找到更多的信息 学生组织手册.

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常见问题:搁置

  • 根据以下规定, 大学人员和组织可以在校园的任何户外场所和任何大型场所设置桌子, 开放地点:
    1. 桌子不能破坏大学的功能，也不能干扰车辆和行人的交通.
    2. 表5 不 在任何图书馆内设置, 教室, 实验室, 表演厅, 体育场, 或办公室, 或者在任何不到十英尺宽的走廊里, 未经控制该空间的学术或行政单位的许可, 或者从在特定时间控制空间的教职员工那里.

  • 注册的学生组织可以进行筹款. 中的需求  学生组织手册. 筹款需要事先获得许可，并且必须通过RowdyLink在校园指定区域之一进行预订. 食品募捐需要额外的步骤和费用.

  • 新生迎新期间不允许摆桌, BestFest, Día en la Sombrilla, 参加展览会和学习日/期末考试.

  • 新生迎新期间不允许摆桌, BestFest, Día en la Sombrilla, 参加展览会和学习日/期末考试.

  • 是的, 任何赞助桌子的个人或组织都应在每天结束时清除桌子周围区域的垃圾.

  • >No
  • 直接放在地上而不是桌子上的物品被认为是展品. 并且需要高级许可. 比如弹出式帐篷, 组织的信, 小型草地游戏, 任何其他不在桌子上的物品都被认为是展品，需要提前预订和批准. 在您的RowdyLink事件提交中提交任何展览项目的详细信息. 阅读更多在线博彩大学的信息  展览政策.

  • 个人和组织可以提供他们自己的表格. 除了, 主校区的学生会保留了一些有限的桌子，供大学学生组织在校园内使用 周一至周五上午8:00至下午4:45. 不得使用校园内现有的学校家具.

  • 通过您在RowdyLink中提交的事件获得高级许可和批准, 两个校区的几个户外场所允许使用扩音器. 阅读更多在线博彩 放大声音.
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常见问题:其他

在在线博彩, 联合赞助活动是任何活动, 营, 会议, 在任何一个在线博彩校区举行的会议或项目, 只有在在线博彩发出邀请后才会发生这种情况, 并且由在线博彩/内部主机和与在线博彩无关的邀请/外部主机托管. 在线博彩/内部主机将安排使用与事件相关的在线博彩属性, 将获得所有必需的在线博彩授权和许可，并将作为活动的主要联络点.

所有联合赞助必须符合校董会规则和条例系列80105和在线博彩的操作程序手册(第8章), 第五节). 详细的规则、规例及程序载于:

确保在线博彩满足每个活动的需求, 邀请/外部东道主和在线博彩/内部东道主最好在活动前六十(60)天启动联合主办活动的审批程序. 对于简单会议之外的活动，可能需要更多的准备时间来获得批准. 如果在线博彩自行决定申请不及时，将不予受理. 

  1. 面具、面部覆盖物或伪装，用以隐藏佩戴者的身份 蓄意阻挠这些规则或法律的执行，或 恐吓、阻碍或打断 大学官员，在线博彩警察局官员，或其他人员 依法履行职责.
  2. 拥有, 使用, 或者展示枪支, 传真枪支, 弹药, 炸药, 或者其他可以用作 武器, 包括但不限于棍棒, 波兰人, 俱乐部, 剑, 盾牌, 或者僵硬的标志，可以用作盾牌，未经教务处书面许可, 除非联邦政府授权, 州或地方法律.
  3. 防弹衣或临时防弹衣, 头盔, 和其他服装, 比如运动防护装备, 单独或结合起来可以合理地解释为 武器或防弹衣，未经教务处书面许可.
  4. 明火除非事先得到德克萨斯大学圣安东尼奥消防局局长的批准.
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