事件常见问题解答
这个页面上有什么
常见问题:可访问性
我在哪里可以获得更多在线博彩我的活动住宿的信息和指导?
- 向大学ADA协调员寻求指导
- 机构合规办公室 & 风险服务
Phone: 210-458-5073
ada@diansw.net
Review ADA的资源和政策
- 机构合规办公室 & 风险服务
常见问题:广告
我在校园里哪里可以张贴宣传活动的材料?
- 所有活动广告和促销必须符合 大学资料寄发政策.
如果我希望新闻媒体出席或报道我的活动,我该怎么办?
- 此信息应包含在您的RowdyLink事件提交中,以便 大学策略传播 是否可以了解您的活动,查看所有活动细节并提供指导.
在我们的社交媒体、网站等上拍摄活动参与者的照片是否需要获得许可.?
- 参加者应填写 在线博彩的照片/视频发布表.
在线博彩的标志或品牌是否可以用于活动邀请和营销?
- 联系 大学市场营销 ,以了解更多有关使用在线博彩标志及品牌的资料.
可否在校园内拍摄商业影片?
- 在线博彩允许在其校园内进行商业拍摄,前提是拍摄镜头的人符合UT系统摄政委员会的规章制度,并且拍摄请求为大学的使命和愿景增加了价值.
- 了解更多 在线博彩商业拍摄并提交商业拍摄请求.
我的活动可以出现在在线博彩今日活动列表上吗?
- 查看今日在线博彩 活动提交指引.
我在哪里可以找到校园活动的日程表?
- 查看 在线博彩活动日历 了解在在线博彩发生的事件.
- 在RowdyLink中提交您的事件,以便将您的事件列在此日历上.
常见问题:视听
常见问题:有未成年人的营地
如果我想和未成年人一起露营,我需要做什么?
- 检查 UT系统192青年保护政策.
- 所有营地必须通过青年保护计划注册.
- 联系青少年保护项目协调员阿曼达·斯瓦尼 amanda.swaney@diansw.net.
在线博彩夏令营需要什么保险?
- 德克萨斯大学全系统夏令营计划为参与者和注册的工作人员提供超额事故和一般责任保险, ut拥有和经营全年举办的体育和教育(非体育)营地.
- 参加营地保险计划, 如果您希望参加夏令营计划,请在夏令营开始前至少7个工作日通知UT系统风险管理办公室. 收到保险凭证至少需要5个工作日.
- 有关营地要求的更多信息,请联系YPP协调员 Amanda.Swaney@diansw.net.
常见问题:食品和饮料
校园食物安全及处理指引为何?
- 查看所有 食物安全指引 在你的活动上安全上菜.
在线博彩有哪些餐饮选择?
- 了解更多在线博彩 在线博彩餐饮选择,包括在线博彩餐饮服务和在线博彩认可的餐饮服务商. 宴席承办商也可以找到有关成为utsa批准的宴席承办商的信息.
什么是在线博彩餐饮地点?
- 查看所有 餐厅的位置 在在线博彩的校园里.
我应该如何准备在校园提供食物?
- 在你的活动之前准备好清理和处理食物垃圾. 与你的活动经理一起安排垃圾桶和其他清洁服务.
- A 设施工作单申请 可能需要,取决于地点. 请求必须在活动前至少10个工作日完成. 费用申请.
- 在活动结束后,任何清理或恢复空间的费用将由主办机构承担.
我可以在学术教室举办的活动上提供食物吗?
- The 课堂活动安排政策 教室里不允许有食物和饮料吗. 食品和饮料可以在教室外的大堂区域供应,但不得带进教室.
校园食物安全及处理指引为何?
- 查看所有 食物安全指引 在你的活动上安全上菜.
注册学生团体可在哪里举办食物筹款活动?
- 在中央广场有5个食物募捐地点. 需要提前预订.
- 查看…地图 可用的食物募捐地点 在中央广场.
常见问题:停车
活动主办机构如何要求安排参加者泊车?
- 如果你举办的校园活动需要停车, 您必须通过RowdyLink提交事件请求. 停车问题包含在RowdyLink事件请求过程中.
- 用于活动空间的停车场也可以通过您的RowdyLink事件提交请求.
- 如有问题或需要帮助,请发送电子邮件 visitorparking@diansw.net.
校园停车场和停车场在哪里?
- 查看 校园地图 停车场和停车场的位置.
常见问题:风险管理
我如何为我的活动制定风险管理计划?
- 研究事件风险管理计划,制定自己的综合计划. 一些考虑因素可能包括:
- 控制人群
- Severe weather – indoor/outdoor events and monitoring weather from local news sources; develop a contingency plan
- 入口/出口,灭火器,出口策略
- 紧急情况下的志愿者任务
- 办理登机手续,门点击器,腕带等. 座位有限时
- 审查在线博彩风险办公室 & 应急管理 特别活动策划注意事项指南 帮助制定疏散计划,应对恶劣天气等.
- 学生组织也可以复习 学生组织手册 有关活动期间的风险管理提示.
如何通知事件参与者紧急警报?
- 促进活动参与者通过短信监控他们的手机在线博彩警报, email, or voice message (for 在线博彩 participants); non-在线博彩 guests can text “在线博彩guest” to 226787 to receive temporary alerts. 另外, LiveSafe应用程序允许学生, 教师, 员工和访客报告可疑活动, 查看安全资源, 报告事故、应急方案和安全通道. 单击 LiveSafe应用 下载说明.
在线博彩的应急响应指南是什么?
- 该指南强调了应急程序的重要性 联系电话、应急指南和快速墨水可在 在线博彩警报.
在线博彩是否为事件提供风险支持?
- The 防火及生命安全组 为一些特殊活动提供安全服务, 包括烹饪操作检查, 检讨用电情况, 并监控活动情况,以确保每个人都能享受安全和成功的活动. 请求是通过RowdyLink事件提交发出的.
什么时候需要在线博彩豁免和赔偿表?
- 根据活动参与者和活动级别,可能需要使用免责和赔偿表格. 根据在RowdyLink事件表单中提交的事件详细信息, 您的活动经理将需要此表格, 这是学校推荐的.
- 更多信息请访问:
- HOP 5.19强制使用免责/赔偿表格
- 参与者免责与赔偿协议 (法律事务厅)
供应商(演艺人员、餐饮承办商、服务提供商)是如何涵盖的?
- 所有服务提供商需要在活动前向在线博彩提供他们自己的保险证书. 在线博彩要求服务提供商提供保险证书,其中包括:
- 服务提供者必须被列为被保险人.
- 在线博彩, UT系统董事会必须被列为额外被保险人. 如果活动组织者是学生组织, RSO的名称也应列为附加被保险人.
- 保单开始和结束日期必须包含您的事件发生日期.
- 一般责任保险至少为每次事故1,000,000美元,一般累计2,000,000美元.
- 保险单必须包括至少30万美元的租赁房屋损坏赔偿.
- 如果服务提供者是餐饮承办者, 保险单必须包括至少2美元的产品/完工作业责任险,000,000.
- 如果服务提供商将车辆带入校园, 保险单必须包括至少1美元的汽车责任险,000,000.
- 如果服务提供商将其员工带入校园, 该政策必须包括德州工人赔偿保险的证据.
常见问题:安全
谁决定我的活动是否需要安全?
- 在线博彩警察局的目标是为所有参加校园活动的人提供一个安全的环境. 在线博彩警察局负责与活动组织者合作,根据具体情况确定每个活动的必要或适当的安全措施.
- 看到 在线博彩 PD网站 了解更多信息.
校园携带如何影响我的活动?
- 在在线博彩不允许携带手枪的关键区域列在 在线博彩校园携带网站.
- 在下列活动中,必须在活动入口外张贴校园携带标志:
- 哪里有酒供应
- 调查地点
- 服务/举办夏季或青少年夏令营/活动时的设施
- 活动组织者必须张贴/移除校园携带标志,并可在活动前向以下机构提出要求:
- 市中心校区:市中心会议和活动 会议@diansw.net
- 主校区:活动管理 & 会议服务 EMCSevents@diansw.net
常见问题:空间调度
谁批准空间申请?
查看空间调度目录的联络点,以保留所有在线博彩校园的活动空间. http://www.diansw.net/studentunion/events/documents/在线博彩-Space-Contact-directory.pdf
在预订活动之前,有哪些重要的事情需要考虑?
- 您要求的空间的办公时间
- 检查 在线博彩假期 and 校历
- 考虑每年一次的大学活动,比如八月的“跑路者日”。, 毕业典礼(5月/ 12月), 同学会(10月/ 11月), etc.
- 寻找潜在的冲突 日历| 在线博彩 |在线赌博平台
是否有rso无法预定或桌位的日期?
- 学习日和期末考试
- 在BestFest期间也不提供桌位, 嘉年华在线博彩, 新生介绍, 及参与展览会.
- 找到更多的信息 学生组织手册.
我在哪里可以了解更多在线博彩RSO有关活动的规则和政策?
常见问题:搁置
如果我在筹款呢? 我可以在哪里摆桌子?
- 注册的学生组织可以进行筹款. 中的需求 学生组织手册. 筹款需要事先获得许可,并且必须通过RowdyLink在校园指定区域之一进行预订. 食品募捐需要额外的步骤和费用.
其他东西可以放在桌子周围吗?
- No
- 直接放在地上而不是桌子上的物品被认为是展品. 并且需要高级许可. 比如弹出式帐篷, 组织的信, 小型草地游戏, 任何其他不在桌子上的物品都被认为是展品,需要提前预订和批准. 在您的RowdyLink事件提交中提交任何展览项目的详细信息. 阅读更多在线博彩大学的信息 展览政策.
放大的声音/音乐可以在桌子上播放吗?
- 通过您在RowdyLink中提交的事件获得高级许可和批准, 两个校区的几个户外场所允许使用扩音器. 阅读更多在线博彩 放大声音.
常见问题:其他
甚么是联合赞助活动?
在在线博彩, 联合赞助活动是任何活动, camp, 会议, 在任何一个在线博彩校区举行的会议或项目, 只有在在线博彩发出邀请后才会发生这种情况, 并且由在线博彩/内部主机和与在线博彩无关的邀请/外部主机托管. 在线博彩/内部主机将安排使用与事件相关的在线博彩属性, 将获得所有必需的在线博彩授权和许可,并将作为活动的主要联络点.
所有联合赞助必须符合校董会规则和条例系列80105和在线博彩的操作程序手册(第8章), 第五节). 详细的规则、规例及程序载于:
确保在线博彩满足每个活动的需求, 邀请/外部东道主和在线博彩/内部东道主最好在活动前六十(60)天启动联合主办活动的审批程序. 对于简单会议之外的活动,可能需要更多的准备时间来获得批准. 如果在线博彩自行决定申请不及时,将不予受理.
在线博彩/内部主机应完成联合赞助申请,并通过RowdyLink事件提交流程提交.
哪些物品是禁止携带的?
- 面具、面部覆盖物或伪装,用以隐藏佩戴者的身份 蓄意阻挠这些规则或法律的执行,或 恐吓、阻碍或打断 大学官员,在线博彩警察局官员或其他人员 依法履行职责.
- 拥有, use, 或者展示枪支, 传真枪支, 弹药, 炸药, 或者其他可以用作 武器, 包括但不限于棍棒, poles, clubs, swords, 盾牌, 或者僵硬的标志,可以用作盾牌,未经教务处书面许可, 除非联邦政府授权, 州或地方法律.
- 防弹衣或临时防弹衣, helmets, 和其他服装, 比如运动防护装备, 单独或结合起来可以合理地解释为 武器或防弹衣,未经教务处书面许可.
- 明火除非事先得到德克萨斯大学圣安东尼奥消防局局长的批准.